Behördengang digital von Zuhause aus erledigen
„Die Bürger erwarten zu Recht, Verwaltungsdienstleistungen von zuhause aus digital erledigen zu können”, so Bürgermeister Uwe Leuchtenberg. Wie das – und nicht nur das - umfassend gelingen kann, weiß Marcel Weber (36). Er ist seit Mitte Oktober „Chief Digital Officer“ (CDO) der Apfelstadt. „Ich bin sehr froh, auch gerade nach den ersten Rückmeldungen, dass wir ihn für die Stadt haben gewinnen können“, so der Bürgermeister bei der Vorstellung des CDO.
Studium der Verwaltungsbetriebswirtschaft
Nach dem Studium der Verwaltungsbetriebswirtschaft an der FHöV in Duisburg (Fachhochschule für öffentliche Verwaltung) hat Marcel Weber als Projektleiter unter anderem die Prozessoptimierung und Digitalisierung in vielen Facetten begleitet. Passend zu dem Thema seiner Bachelorarbeit „Analyse und Optimierung von Prozessen als Ansatz der Verwaltungsmodernisierung“. Bereits davor war er als Berater tätig.
Analog zu digital: Transformation der Verwaltungsprozesse
Für Weber steht vor allem die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Transformation von analogen in digitale Verwaltungsprozessen im Vordergrund. „Dabei steht die Zufriedenheit von Bürgerinnen und Bürgern, aber auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Fokus dieses Änderungsprozesses“.
Mehr, als das Bereitstellen digitaler Infrastruktur
Weber verweist darauf, dass Digitalisierung weit mehr umfasst, als das Bereitstellen von digitaler Infrastruktur: „Sie müssen alle anderen Bereiche, Abläufe und Schnittstellen direkt mitdenken, ansonsten wird die Digitalisierung nicht funktionieren“. Einleuchtendes Beispiel? „Wenn Sie Mobile Arbeit anbieten, hat dies Auswirkungen auf das Gebäudemanagement. Sie können - so gewünscht – dadurch Betriebsflächen einsparen. Mit allem, was damit einhergeht, wie Gebäudereinigung und Heizungskosten“, erläutert der CDO.
Relevante Kommunikation zum Bürger effizient und digital abbilden
„Digitalisierung als Gesamtthema muss dabei holistisch betrachtet werden“, so Weber: „Nur das ganzheitliche Betrachten aller relevanten Aspekte einer Transformation gewährt den Erfolg.“ So sind neben zukunftsweisenden Konzepten, wie die Mobile Arbeit und das Prozessmanagement, auch die digitale Kommunikation besonders wichtig. „Wir müssen es schaffen, dass die relevante Kommunikation zum Bürger effizient und digital abgebildet wird. Es darf bald nicht mehr sein, dass der Bürger eine Mail schreibt und die Verwaltung mit einem Brief antwortet.“
Auswirkungen auf die Unternehmenskultur
„Ein ganzheitlicher Ansatz wirkt sich auch auf die Führungskultur eines Hauses aus, was man ganz gerne unter Schlagworten wie ,Transformative Führung‘, ,Bürgerorientierte Unternehmenskultur‘ und ,Führung auf Distanz‘ subsummiert“, erläutert Weber. „Was auch bedacht werden muss: Eine Stadtverwaltung hat mit den darin abgebildeten Aufgaben und Dienstleistungen für die Einwohnerinnen, den gesetzlichen Vorgaben und den ganz unterschiedlichen Akteuren eine hohe Komplexität. Diese weicht deutlich von der eines Unternehmens ab“, so der Verwaltungsbetriebswirt.
Konkrete Bedürfnisse aller Beteiligten einbeziehen
Heißt auch, dass mit der Digitalisierung eine Änderung der Verwaltungsstruktur einhergeht. „Genau das will im Vorhinein sorgfältig auf die konkreten Bedürfnisse aller Beteiligten heruntergebrochen werden“, so Weber weiter. Hier ist die Beteiligung aller wichtigen Stadtakteure, also Bürgerinnen und Bürger, Vertreter der Politik und Wirtschaft, aber auch die städtische Belegschaft besonders wichtig.
Modell "Transformationshaus"
Wie all diese Dimensionen der digitalen Transformation strukturiert aufgesetzt werden können: Dafür hat er ein Modell entwickelt: Das Transformationshaus mit der Unternehmenskultur als Fundament, einer operativen, haptischen und kommunikativen Ebene in der Mitte sowie der Führungskultur als Dach.
Was für konkrete Schritte stehen jetzt an?
Nach der Evaluierungsphase und Ist-Analyse würden die Ressourcen betrachtet und schlussendlich nach Definition der Meilensteine ein Projektzeitplan erstellt, so dass man an die Umsetzung der Einzelaufgaben gehen könnte.
Ergebnisse der ersten Evaluation?
„Dass die Stadt Tönisvorst bereits vieles richtig aufgesetzt hat“, so Weber. Als Beispiel nennt er die im Vergleich zu anderen Städten überdurchschnittlich gute Ausstattung der Schulen mit digitaler Technik, wie beispielsweise Smartboards, Tablets und ein zukunftssicheres Netzwerk – oder aber auch teilweise die ergonomische Ausstattung der Verwaltungsarbeitsplätze.
Sachstand über Fortschritte der Digitalisierung
Über die Fortschritte des Digitalisierungsprozesses können sich Interessierte im Fachausschuss „Mobilität, Digitalisierung und Wirtschaftsförderung“ weiter informieren, wo der jeweilige Sachstand gespiegelt werden soll. Zudem lädt Weber ab 2024 vier Mal jährlich zum offenen digitalen runden Tisch ein. Hier können alle Akteure die digitale Transformation strukturiert mitgestalten.
Digitalisierung die wohl größte Verwaltungsreform der letzten Jahrzehnte
„Digitalisierung ist die wohl größte Verwaltungsreform der letzten Jahrzehnte, umso wichtiger ist es, dass diese durchdacht und zukunftsweisend realisiert wird“, so Weber im Pressegespräch. Er freue sich auf die spannende Arbeit und ist fest davon überzeugt, einen kleinen Beitrag für eine bürgerorientiertere und effizientere Stadtverwaltung Tönisvorst leisten zu können.
Text: (cp/CDO) & Foto: (cp)