Elektronische Kommunikation

Virtuelle Poststelle

Zugangseröffnung

Die elektronische Kommunikation über E-Mail ist heutzutage im privaten wie geschäftlichen Rechtsverkehr selbstverständlich. Auch mit der Stadt Tönisvorst, ihren Organisationseinheiten und Bediensteten kann seit Jahren über E-Mail direkt Kontakt aufgenommen werden.

Darüber hinaus hat die Stadt Tönisvorst eine sogenannte „Virtuelle Poststelle“ (VPS) eingerichtet, über die rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente elektronisch an die Stadt Tönisvorst gesandt werden können. Hierfür steht ausschließlich die folgende zentrale E-Mail Adresse zur Verfügung:

vps@toenisvorst.de

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Stadt Tönisvorst für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen und Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist damit eröffnet.

Grundsätze der elektronischen Kommunikation

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle auch elektronisch an die Stadt Tönisvorst gesandt werden. Der Eingang einer E-Mail bei der Virtuellen Poststelle gilt als Zugang im Sinne des § 130 BGB (d.h. Willenserklärungen werden wirksam, Fristen beginnen zu laufen etc.).

Nach § 3 a Abs. 2 VwVfG NRW kann – soweit der Zugang für rechtsverbindliche elektronische Kommunikation eröffnet und nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist - die für viele Behördenvorgänge benötigte Schriftform (= eigenhändige Unterschrift) ersetzt werden. Voraussetzung ist, dass das elektronische Dokument mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur versehen wird. Mit einer derartigen Signatur versehene elektronische Dokumente entwickeln dann die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform. Die Virtuelle Poststelle überprüft die Signatur auf Echtheit und Gültigkeit.

Die Stadt Tönisvorst kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) überprüfen:

S-Trust
DATEV eG
D-Trust
TeleSec
TC TrustCenter
Deutsche Post Com
Derzeit können Signaturen anderer Anbieter nicht zugelassen werden. Sofern Sie keine oder andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Verschlüsselung

Des Weiteren können Nachrichten an die Stadt Tönisvorst zur Sicherung der Vertraulichkeit künftig verschlüsselt versandt werden. Dadurch soll verhindert werden, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden.

Derzeit wird folgendes Verschlüsselungsverfahren seitens der Stadt Tönisvorst unterstützt:

S/MIME
Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten „Öffentlichen Schlüssel“, der unten zum Download bereitsteht.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, werden Sie durch die Stadt Tönisvorst über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Formate

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 35 MB zu begrenzen. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadt Tönisvorst versenden, beachten Sie bitte, dass die Stadt Tönisvorst nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

Adobe Acrobat bis Version 8 (.pdf)
Rich Text Format (.rtf)
Textdateien im Format ASC II (.txt)
Microsoft Word bis Version 2007 (.doc/.docx)
Microsoft Excel bis Version 2007 (.xls/.xlsx)
Microsoft Powerpoint bis Version 2007 (.ppt/.pptx, .pps/.ppsx)
Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Tönisvorst zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird.

Sollte Ihre E-Mail nicht bearbeitet werden können, werden Sie schnellstmöglich entsprechend § 3 a Abs. 3 VwVfG NRW darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Hinweise

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Tönisvorst und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie - wie bisher - auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.